Información sobre el tratamiento de datos de control horario

Documento informativo de ejemplo. La empresa debe adaptarlo a su caso concreto e incorporarlo a su registro de actividades de tratamiento.

1. Para qué se tratan los datos

Los datos de fichaje se tratan exclusivamente para cumplir la obligación legal de llevar un registro diario de jornada prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo) y para calcular las horas ordinarias, complementarias y extraordinarias, así como su compensación.

2. Base jurídica

El tratamiento se basa en el cumplimiento de una obligación legal del responsable (artículo 6.1.c del RGPD), por lo que no requiere el consentimiento de la persona trabajadora. La negativa a fichar no impide el tratamiento, pero puede tener consecuencias disciplinarias conforme al régimen aplicable.

3. Qué datos se tratan

• Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE, puesto y datos de contacto profesional.
• Marcas horarias: tipo de apunte (entrada, salida, pausas) e instante exacto sellado por el servidor.
• Datos técnicos del registro: origen del apunte (web o corrección manual), dirección IP y equipo.
• Horas extraordinarias: horas solicitadas y aprobadas, motivo y forma de compensación.

No se tratan datos de salud, ni se realiza perfilado, ni se usa la información para finalidades distintas de las indicadas. La geolocalización viene desactivada por defecto: solo debe activarse si existe una necesidad real, con información previa y aplicando el principio de proporcionalidad (criterio de la Agencia Española de Protección de Datos).

4. Cuánto tiempo se conservan

Los registros se conservan cuatro años a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, tal y como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Transcurrido ese plazo se eliminan. Las correcciones no borran nunca el apunte original: se conservan ambos con el rastro de auditoría.

5. Quién puede acceder

• La propia persona trabajadora: puede consultar su registro y descargar una copia en cualquier momento.
• La representación legal de la plantilla: acceso a los registros a efectos de control del cumplimiento.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social: acceso en el ejercicio de sus funciones.
• El personal de administración de la empresa, con acceso limitado a sus funciones.

6. Derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión en lo que legalmente proceda, limitación, portabilidad y oposición dirigiéndote a la empresa. Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7. Obligaciones de la persona trabajadora

Fichar al inicio y al final de la jornada y registrar las pausas que correspondan. No ceder las credenciales a terceros: cada registro debe corresponder a la persona que realmente lo realiza. Las correcciones deben solicitarse a la empresa, que dejará constancia del motivo.